「業務効率化」という課題は、多くの企業が直面している共通の悩みといえます。ビジネス環境はますます競争が激化し、限られた時間と資源の中でより多くの成果が求められています。業務効率化を実現して、生産性の向上や競争力の強化を行う必要があります。
しかし、間違ったアプローチを行ってしまうと、時間と労力の浪費につながります。業務効率化には正しい手法と知識が必要です。
本記事では、業務効率化の具体的な進め方や注意点を解説します。さらに、優先順位の低い業務をやめることや業務の仕組みを変える手法やアイデアについても紹介します。無駄な業務を削減し、生産性を向上させるための方法を学びましょう。
業務効率化とは？
はじめに業務効率化の基礎知識を学び、理解したうえで、具体的な手法・アイデアの学習に進みましょう。
業務効率化とは「ムリ・ムダ・ムラ」の排除
業務効率化とは、「ムリ・ムダ・ムラ」の排除を通じて、業務の生産性を向上させることを指します。「ムリ」は負荷過多によるパフォーマンスの低下を、「ムダ」は過剰なプロセスや形骸化している業務を、「ムラ」は不適切な人員計画による業務の偏りを意味します。
業務効率化の目的は、時間的・経済的なコスト削減と企業全体の業績向上です。特に、少子高齢化が進む日本においては、業務効率化が深刻な人材不足に対する有効な対策となります。また、社員の満足度向上にも寄与するでしょう。
業務効率化と生産性向上の違い
生産性とは、各手段に対し、どれだけ成果が出ているかを指す指標です。一方、業務効率化は、あくまでも生産性を向上させるための「手段」です。
業務効率化を実施することで、生産性が向上するという「結果」が得られます。業務効率化は生産性を向上させることを「目的」としているとも言えます。
【8選】業務効率化の手法・アイデア
続いて、業務効率化の具体的な手法・アイデアについて、おすすめの8選を解説します。
優先順位の低い業務をやめる
この手法は、費用や時間をかけずに実践できます。例えば、定例会議の削減や資料作成の簡素化などが効果的でしょう。業務の流れや優先順位を確認し、不要な業務を見つけて、やめることが重要です。
また、業務時間の短縮を試みることも効果的です。優先度の低い業務に手を付けないことで、不要な業務を発見することもできます。
優先順位の低い業務を見極めてやめることで、時間やリソースを有効活用し、本当に重要な業務に集中できるようになります。業務効率化の一環として、優先順位の見直しと業務の絞り込みに取り組みましょう。
業務の仕組みから変える
不必要な業務を削減した後、業務の仕組みを改善することで、より一層の効率化が可能です。仕組みの変更は、ツールや外部の力を借りることなく実施可能です。
例えば、複数の担当者・部署にまたがる業務を単独の担当者・部署にまとめることや、逆に単独で行っていた業務を複数の担当者・部署へ分散する手法が有効です。
業務をまとめるか、分業化するかを決定する際には、情報共有の必要性や工程間の関連性、担当者の育成などを考慮することが重要です。
業務マニュアルを作成する
業務マニュアルも有効です。読み手が理解しやすいように、文面や図、表などを使用して見やすさを意識しましょう。業務マニュアルでやり方やルールを明確にすることで、社員が一貫した方法で業務を行えるようになります。
特に、新入社員受入時や新しいシステム・機材導入時にはマニュアルを活用することが重要です。準備を早めに行い、必要な情報をまとめておきましょう。
マニュアル作成は、組織内のコミュニケーションや知識共有にも役立ちます。効率化を図るためには、明確な手順や指針を示す業務マニュアルの作成を取り入れてみましょう。
業務フローを作成する
業務フローの導入も効果的です。業務マニュアルでは業務の内容や進め方を、業務フローでは業務の流れを明確にします。業務フローを確認しながら、各業務のマニュアルを読み進めることで、より一層の効率化が可能です。業務の流れを正確に把握することが、改善点を見つけることにも繋がるでしょう。
ITツール（RPAなど）を導入する
ITツールの導入により、業務効率化を実現することができます。特に、RPA（Robotic Process Automation）はPCの定型的な業務を自動化する技術であり、繰り返しの作業に適しています。これにより、時間の節約や人的ミスの削減、生産性の向上などのメリットが得られます。
業務管理サービスを導入する
業務管理サービスを導入・利用することで、タスクやプロジェクトを効率よく管理することができるようになり、業務の効率化につながります。
その他にも、業務の優先順位付けや進行状況の共有が簡単に行える、担当者の変更や追加が容易といったメリットがあり、柔軟な業務管理ができるようになります。
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情報共有を効率化する
情報共有を効率化することも重要です。正確かつ迅速に社内のノウハウや最新の知見を共有するシステムの構築を目指しましょう。
情報共有の効率化により、教育時間を短縮し、成功体験を共有することが可能となります。チーム内での情報の共有は、業務の円滑な進行や問題解決に不可欠です。
アウトソーシングを活用する
アウトソーシングを活用することも業務効率化の手法の一つといえます。アウトソーシングとは、企業が社内の一部業務を外部に委託する方法です。不足しているリソース（人材やサービス）を外部から調達して、生産性向上や競争力強化に寄与します。
アウトソーシングの対象業務は多岐にわたります。社内PCの運用業務や事務業務、受付、コールセンターから営業まで幅広く該当します。例えば、社内PCの運用業務では「キッティング」と呼ばれる、PCやスマートフォンへのソフトウェアのインストール作業や、各種設定を行う作業も対応可能です。
キッティングの作業内容や手順について解説 効率化のポイントとは？
アウトソーシングのメリットは、人件費の削減やコア業務への集中です。一方で、コストやノウハウの不蓄積がデメリットとして挙げられます。
アウトソーシングの活用により、企業は専門性の高い業務を効率的に遂行し、経営リソースを最大限に活用することができます。適切な業務の選定やパートナーの選定が成功のカギとなります。
業務効率化のメリット
続いて、「業務効率化のメリット」について解説します。
利益の増加
まずなによりも、利益の増加が挙げられます。業務の効率化により生産性が向上することで、結果として利益が増大する可能性が高まります。また、業務の効率化により時間的な余裕が生まれることで、それを活かしてより高品質な成果物を生み出すことができるでしょう。
従業員満足度の向上
業務効率化による労働時間の短縮は、社員の負担を軽減し、働きやすい環境を実現します。それにより社員の満足度が向上し、社員の定着率も高まるでしょう。さらに、効率化によって業務の成果が向上することで、社員のモチベーションも高まることが期待されます。
人件費の削減
人件費の削減もメリットの一つです。ムリ・ムダ・ムラの排除により、時間的なコストや残業時間を削減できます。これによって社員の時間的、身体的負担も軽減され、働きやすい環境が実現されます。
仮にあなたが経営者であれば、残業の減少は人件費の削減につながり、コスト効率が高まることになります。ただし、人件費を適切に削減することが重要です。
過度な削減は社員の生活に影響を及ぼす可能性がありますので、慎重な対応が求められます。また、削減した分を社員に還元するなど、バランスの取れた対応も大切です。
新規事業の創出
業務の効率化によって時間を節約することができれば、その時間を新たな取り組みやチャレンジに充てることができます。また、業務効率化によって得られる利益を人件費に回すことで、優秀な人材を確保することもできます。
例えば、専門アドバイザーの活用や外部リソースを活用することで、新規事業の展開を容易に行えるようになるでしょう。業務効率化は企業の成長と競争力強化に繋がる重要な要素です。
業務効率化の注意点
業務効率化にはメリットだけではなく、注意点もあります。注意点を正しく理解して、適切な対策を講じることで、メリットを最大限に引き出すことができます。本記事では具体的な注意点を3つ紹介します。
ITツール導入のためのコストがかかる
ITツールを導入する場合、コストがかかることがあります。さらに、情報流出などのセキュリティーリスクも懸念されます。これらの注意点には事前の計画と対策が必要です。
費用対効果の検討やセキュリティー対策の徹底を行いながら、効率化を進めましょう。確実な導入と運用を行うことで、業務効率化のメリットを最大限に引き出すことができます。
新しい方法に慣れるまでには時間がかかる
新しい方法に慣れるまでには時間がかかることがあります。急な変化は難しさを伴う場合もあります。新しい方法への適応期間は、業務効率化においてデメリットとなる可能性があります。
会社側は適切なトレーニングやサポートを提供することで、社員が徐々に変化に慣れるようにすることが重要です。社員の理解と協力を得ながら、新しい方法を成功に導きましょう。
社員の生活やモチベーションに配慮する必要がある
社員からすると時間的なコストや残業の削減は大きなメリットがあります。ワークライフバランスが整い、モチベーションの向上にも繋がります。しかし一方で金銭的な側面から考えると、残業代や給料が減少したともいえます。給料の減少が大きすぎると、社員の生活やモチベーションに影響を及ぼす可能性があります。
したがって、業務効率化を進める際には社員の生活やモチベーションに十分に配慮する必要があります。バランスを考慮しながら、社員の福利厚生や報酬体系の見直しも検討しましょう。
業務効率化の進め方
業務効率化を進めていきたい方へ向けて、具体的な手順について詳しく解説します。
1.業務の可視化
はじめに業務の可視化が重要です。可視化することで、効率化のポイントや改善の余地の発見に繋がります。
可視化の手順としては、どのような業務が存在するのかを把握し、その範囲を理解します。次に、それぞれの業務を担当している人員を明確にします。さらに、業務に必要な人員数や所要時間、工数を確認します。
これらの情報を通じて、不要な業務や重複しているプロセスを見つけ出すことで、改善策を考えていきます。改善を始める前に、現状を正確に把握することが重要です。
例えば、勤怠管理などの業務は、データ収集から報告まで複数の小タスクに分解できます。このように業務を細分化していきながら、全体の効率化を図ります。
2.課題の調査・優先順位付け
次に、課題の調査と優先順位付けを行いましょう。まず、現状の課題を洗い出し、それぞれの解決が業務効率にどれだけ影響を与えるかを評価します。課題の具体的な影響や問題点を明確に把握することが必要です。
次に、すべての課題に一斉に取り組むのではなく、インパクトと解決の難易度を考慮して優先順位をつけましょう。高い優先度の課題から解決策を導入することで、効果的な改善を進めることができます。ただし、大きな改革は抵抗を引き起こす可能性があるため、注意が必要です。
優先順位を決める際には、現状の工数と影響範囲を考慮します。より多くの業務に影響を与える課題や、効果的に解決できる課題を優先することが求められます。
3.改善方法の決定
具体的な改善方法を検討する際には、次に紹介する8つの原則を参考にしましょう。これらの原則を頭に入れながら業務を再評価することで、より効果的な改善策を見つけることができます。
- 廃止：業務をすべてやめてしまうことは可能かを考える。
- 削減：業務の回数や量、頻度を減らすことは可能かを考える。
- 容易化：作業をより簡単に、または効率的に行える方法はないかを考える。
- 標準化：一定のルールや手順に基づいて業務を統一することは可能かを考える。
- 計画化：業務をより計画的に、または短時間で実施する方法はないかを考える。
- 分業分担：作業の負荷やスキル、経験を適切に分担することは可能かを考える。
- 同期化：業務を平準化し、同時に行うことは可能かを考える。
- 機械化：業務をデジタル化や自動化することは可能かを考える。
改善方法の決定においては、これらの原則を活用し、業務を効率化するための具体的な手法を選択しましょう。
4.スケジュール計画の立案
改善方法が決定できた後には、やみくもに取り掛かるのではなく、スケジュール計画の立案が重要です。スケジュール計画を立てる際には、以下の要点を念頭に置きましょう。
まず、工数や時間を削減する目標を明確に設定します。「いつまでに達成するのか」という期限も含めて目標を定めます。
次に、既存の業務を効率化するための期限を明確に設定します。この期限がないと、課題が解決せずに放置される可能性があります。
また、現実的かつ適切な始める時期と終わる時期を設定しましょう。無理なく取り組むことができるようにすることで、効率化をスムーズに実現することができます。
スケジュール計画の立案は、業務効率化を進めるうえで重要な要素です。目標設定や期限設定を明確にし、現実的な計画を立てることで、効率化の目標を達成しましょう。
5.効果検証
最終ステップは「効果検証」です。効果検証を行うことで、業務改善が現場に定着し、継続的な効率化を実現します。変更した業務フローがどのような効果をもたらしたかを評価します。一時的な改善だけでなく、定期的な検証が重要です。
もし思ったほどの効果が得られなかった場合でも、その結果を次の施策に活かすことが大切です。PDCAサイクルを繰り返し、常に業務効率化に取り組みましょう。効果検証は改善の結果を客観的に評価し、次のステップに繋げるための重要なプロセスです。
効果検証を通じて、より効率的な業務を実現しましょう。現場の声を反映させ、持続的な改善を進めることが成功の鍵です。
企業で業務効率化を実現するために重要なポイント
最後に、企業で業務効率化を実現するための重要なポイントを解説します。
ロードマップを策定する
企業で業務効率化を実現するために重要なポイントとして、「ロードマップの策定」が挙げられます。重要なのは、まず全体像を把握し、目標達成の手順を明確にすることです。個別の課題に対処するだけでは、結果が出にくいだけでなく、過剰なコストもかかってしまいます。
全体の最適化に向けた取り組みを重視しましょう。業務の理想像を把握し、常に最新の情報を反映させながら、プロセスを選択していきます。無駄なシステム導入を避け、効率的な業務実現に注力しましょう。ロードマップを明確にすることで、組織全体が一体となって業務効率化を実現できます。
関連部署・関係者を巻き込む
関連部署や関係者をうまく巻き込むことも重要です。業務効率化の成功には、関係者全員の協力が不可欠です。トップから現場の社員まで、関係者の理解と協力が必要です。
目的やメリットを明確にして、自社の成長にどのように貢献するかを共有しましょう。業務効率化の導入は抵抗感を引き起こす場合もあります。業務改革の意義と必要性を明確に伝えて、モチベーションを維持しましょう。全関係者が一体となって業務効率化に取り組むことで、成果を最大化できます。
まとめ
業務効率化は「ムリ（負荷過多）・ムダ（過剰なプロセス）・ムラ（業務の偏り）」を排除することで、業務の生産性向上を目指します。効率化を行うには、業務プロセスの見直し、業務マニュアル・フローの作成や、ITツールの導入（最新のPCやOSに切り替えなど）、継続的な改善など、多くの取り組みが必要となります。
業務効率化は5つのステップで進めていきます。業務の可視化から始まり、課題の調査と優先順位付け、改善方法の決定、スケジュール計画の立案、そして効果検証です。社員の生活やモチベーションへの影響を考慮し、新しい手法への適応には時間がかかることに注意しながら、PDCAサイクルを繰り返し、継続的な効率化を目指しましょう。
