働き方改革

オフィス改善を促進するフリーアドレスを導入するメリットと課題について

執筆者:中山 悠

昨今、社員が固定席を持たず、オフィスの空いているデスクを使えるようにする会社が増えています。1987年にこのオフィス改善方法を考案したのは清水建設技術研究所。当時のねらいは、米国などと比べオフィスの広さが限られている日本において、スペースの利用効率を高めコスト削減を図ることでした。しかし近年では、政府が成長戦略として働き方改革に力を入れる中、社員の勤務形態を変える施策としても脚光を浴びています。

2015年には総務省行政管理局も固定席を設けないオフィス改善を行い、話題を呼びました。IT環境整備が進んだため導入が容易化したこともあり、企業の関心も年々高まっています。そこで本稿では、フリーアドレスを導入するメリットと課題を整理したうえで、成功させるためのポイントをまとめ、テレワークやフレックスタイム制などさらに多様な働き方へとつながる可能性について解説します。

 

オフィス改善にフリーアドレスが有効な理由

組織や立場を超えたコミュニケーションが生まれる

フリーアドレスに期待される効果として、セクションやチームのみならず、組織や立場の壁までも越えたコミュニケーションの活性化が挙げられます。総務省行政管理局行政情報システム企画課では、柔軟な座席配置やチーム型机の導入により、職場内のコミュニケーションが活性化。7割以上の職員は業務がやりやすくなったと回答しています(※1)。

また平成27年からオフィス改革に取り組んでいる愛媛県西予市では、企画財務部の袖机を取り払い、課を仕切るロッカーを移設して業務スペースのコンパクト化を図りました。また各課・係の島を扇形にレイアウト変更し、課内のコミュニケーションの活性化とともに部内の横のつながりを強化。レイアウト変更前と比較して、8割以上の職員が「職員同士のコミュニケーションが増えた」と回答しました(※2)。

 

社員の行動様式の変革

フリーアドレスを導入している職場では、その日の仕事内容やスケジュール、一緒に作業する相手を考えて働く場所を選択します。日々の状況に応じた最適な行動様式を意識することで、生産性への意識が高まります。これにより、打ち合わせのスピードが早まり、自律的な働き方が進むなど業務の効率化が進みます。

たとえば総務省行政情報システム企画課職員の平均残業時間は、フリーアドレス導入後の平成27年9月の場合51.8時間で、前年同月に比べ28%の削減効果が得られました。同省はこの理由について、環境の変化に伴い、日々の業務の効率化追求など、仕事のやり方を変えようという意識が醸成されたと分析。またオフィス改革を機に、職員の仕事に対するコスト意識が高まったことも要因であると指摘しています(※3)。

 

社員の満足度の向上

フリーアドレスの導入により、「そこで働くことに喜びを見出せる」効果も期待されます。従来にはなかった執務環境を社員に提供することで、満足度の向上をはかるアプローチです。美しく整ったオフィス環境というわかりやすい変化を誰もが実感できるという利点があります。総務省行政管理局6階オフィスでは、さらなるオフィス環境の改善に向けて、奈良県川上村と共同で、木製事務製品の導入による実証実験を実施。川上村から貸与された、吉野材を用いた机や間仕切りをオフィスに導入し、コミュニケーションスペースや打ち合わせブースに配置しています(※4)。

 

オフィスコストダウン

スペースコストの削減は、企業にとってフリーアドレスの大きな魅力の1つです。総務省行政管理局行政情報システム企画課オフィスでは職員1人当たりの床面積を17%縮減、統計局統計情報システム課オフィスでも各自の机の15%コンパクト化という効果が検証されています。

ただし導入にあたりこの目的のみを前面に打ち出すと、社員を「空間的に押しこんだ」印象を与え、オフィス改善のはずが逆効果をもたらしかねません。たとえば、削減したコストを使って最新のPCやデバイスを導入して利便性向上を図るなど、社員に「還元」するしかけを作ると理解を得やすいでしょう。個々の机の面積を削減した代わりに2割増加したフリースペースを活用して打合せスペースを設け、液晶ディスプレイを設置。ペーパーレス会議をしやすい環境を整えた総務省の試みなども好例といえます(※5)。

 

整理整頓とペーパーレス化

フリーアドレスを導入しているオフィスでは、業務が終わると自分の関係資料は個人用ロッカーなどに収納します。机周辺に資料が散乱することはなくなり、オフィス内は常に整然と片付いた状態になります。さらに共有書類のファイリングが徹底され、なるべく紙の資料自体を持たず電子化するよう心がけるため、オフィスのペーパーレス化も推進できます。総務省行政管理局の試行では、レイアウト変更前と比較して、個人席周辺の文書量が約8割減少、コピー・プリント枚数も半分に減少したとの効果が報告されています。

また、愛媛県西予市企画財務部では上述したレイアウト変更に伴いコピー機を1台に削減し、印刷を最低限化する意識を植えつけました。袖机やロッカーを減らし、書類をデータで保存することにより、紙媒体での保存を最小限に抑制。プロジェクタやノートパソコン等を会議や予算査定、各種打合せに積極的に活用し、紙資料を削減することにも努めました。これらの努力が功を奏し、ペーパーレス化による経費削減に成功。平成23~26年にかけては平均 379,194 円だったコピー使用料が、平成27年には186,542 円(約50%減)という成果を上げています(※2)。※財政課分

 

オフィス改善するにあたっての課題

座る席が決まってしまい、結局は固定席化する

誰でも、人間づきあいや上司との距離などを考えると、つい日々の定位置を設けてしまいがち。これを防ぐには、座席の選び方にある程度のルールを適用することも重要です。こういったニーズをふまえ、座席抽選サービス、座席割り当てサービスといった商品開発も行われています。なおコニカミノルタビズコム株式会社・コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社のように、フリーアドレス導入と併せてオフィスレイアウト変更を行い、情報共有の活発化や創発的な着想の促進を図っている企業もあります(※6)。

 

社内における自分の存在意義がわからなくなる恐れも

座席を固定しないことで、企業内での自分の位置づけが不明瞭になったり、企業における自分の存在意義が分からなくなったりしてしまうおそれがあります。ひいては仕事への意欲が薄れ、オフィス改善の妨げになる恐れもあります。

社内に何らかの形で個人スペースを用意することは、会社への帰属意識を高めるためにも有効です。たとえばモバイルロッカーに自身の写真や名前が存在するだけでも、組織内での自己肯定に繋がります。またオフィスのレイアウトも従来の島型や並行配列を検討しなおすことが考えられます。年輪状や、複数組み合わせることで円形になる勾玉型デスクを採用した会社などの取り組みも注目されます。

 

業務内容によっては向き、不向きがある

たとえば、日中は外回りが多い営業職や、他部署との柔軟な交流が必要な企画部門では、座席を固定しないほうが有効です。一方で、経理・法務部や管理部門など、落ち着いた環境で作業すべきセクションや、個人情報や重要書類を扱う部署などでは、移動しながらの業務は不向きと言えるでしょう。部署や業務によって切り分け、部分的に固定席を残す工夫も必要です。

 

1人で集中する環境が取りづらい

USオフィスワーカー調査2016によれば、日本での導入率は約42%。91%を誇るアメリカに比べ、著しく後れをとっているのが現状ですが、いわゆる「集中スペース」を設ける企業は日本でも増えつつあります。大阪市総務部IT・業務改革課内グループでも、交流打合わせスペース(マグネットエリア)を充実させコミュニケーションを図る一方で、ソロワークスペースを設け、8人掛けの座席から離れた場所で一時的に集中できるよう配慮しています(※7)。

 

 

オフィス改善の成功要件

導入の目的を明らかにし、社員の理解を得る

目的があいまいなまま、「他社も導入しているから」と追従する形でフリーアドレスを導入しても、社員の賛同や協力は得られません。当然だった自席がなくなることは、頭では理解できても心情的に納得できないもの。特に役職者が、席にステータスを感じていることは往々にしてありえます。「なぜ座席を固定しないのか」理由を明確にして同意を求めることが大事です。その際、企業としてのメリットだけではなく、個々の社員にとってどのような利点やチャンスがあるのかを理解してもらうことも必要です。「抵抗感を上回る期待感」を持ってもらえるような、説得力ある理由づけが求められます。

社員の目線でのオフィス改善

毎日の業務中の頻繁な移動に伴い、「肌身離せぬ存在」となるノートパソコン。堅牢性とセキュリティは最重視すべき条件となります。打ち合わせや会議時にバッテリーの残量を意識せずにすむよう、バッテリーライフの確認も怠らないようにしたいものです。フレキシブルなコミュニケーション環境(インフラ・グループウェア・クラウドの活用など)と固定電話からの解放も条件となります。仲間の状況を簡単に把握するためのチャットツールやスケジューラーなど、社員のニーズに合った環境を整えましょう。オフィスのレイアウト作業についても、専門家に頼りきるのではなく、社内でプロジェクトチームを編成し、社員の目線でアイディアを出し、オフィス改善に取り組むことが重要です。

 

広がるオフィス改善の可能性

フリーアドレス導入にあたり、ノートパソコンは企業の生命線として重要な存在ですが、働き方改革の数々の施策の中では、この制度の準備は難しくはありません。企業規模に関わらず、ここ数年で導入が増えている理由もそこにありそうです。また、オフィスが整然として美しくなるなど、効果が文字通り「目に見える」ため達成感を味わえることも特長です。さらに、フリーアドレスは多くの場合、社員全員を巻き込んで実施されるため、組織として一体感が醸し出されるメリットもあります。

加えて、資料・処理の電子化が達成され、各自が、縛られない自由な移動を当然と感じるようになっているため、まだ日本企業が抵抗を覚えがちなテレワーク実現への大きなステップともなります。なぜなら、フリーアドレスとテレワークは、場所の違いこそあれ、「これまで当然だったオフィスの固定席にいない」という点では共通した働き方だからです。は社内のテレワークとも言い換えられるでしょう。

従来の、「縦割りの組織で」「決められた場所で」「無制限に」働くという従来のやり方は、フリーアドレスの方向性と対極に位置づけられます。だからこそ、フリーアドレスの導入でオフィス改善に成功すれば、社内環境のフレキシブル化に成功したも同然です。多様性を尊重して働くための人事制度や社内規定作りに踏み込むことも難しくはないでしょう。テレワークのみならず、フレックス制の導入や裁量労働制の拡充も視野に入ってくるはずです。オフィス改善を通じて、仕事のスタイルに柔軟性が生まれれば、働き方に対する社員の意識も変容し、社内の理解に基づいた真のワークスタイル変革が可能となるでしょう。

 

参考

※1総務省〜みなさんと総務省を結ぶ情報誌
※2「行革甲子園2016」応募事例(主催:愛知県)
※3
業務効率化・生産性向上のための霞が関オフィス改革〜「働き方」の変革のための「働く場の改革」〜平成28年総務省

※4総務省ホームページ「実証実験」
※5総務省ホームページ「事例」
※6
地方公共団体の職場における能率向上に関する研究会報告書—ワークスタイルを変革する10のワークプレイス改革—

※7
大阪府庁版「働き方改革」(第2弾)平成29年9月

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