「働き方改革」の課題のひとつとして、労働時間の削減（長時間残業の是正）に取り組もうとしている企業は多くあります。たとえば、残業時間（退社時刻）に制限を設けて、極端な長時間残業をなくそうとしている職場もあるでしょう。こういった対策は有効な面もありますが、それだけでは長時間残業の是正は成功しません。労働時間を制限するだけではなく、仕事の内容や仕事の中で何に時間がかかっているのかを見直すことが必要です。
自身の仕事の効率を上げつつ、労働時間を削減するためには、特に会議や打ち合わせの時間を削減することが必須となります。
私たちの仕事は「アポイントメント」「タスク」「予定外の仕事」の3種類
なぜ会議時間削減が必須なのか？ 少し解説しておきましょう。時間管理の観点では、私たちの仕事は３種類に分類することができます。
ひとつは「アポイントメント」です。決まった時刻に行う仕事で、会議や打ち合わせ、出張などのことです。
一方、実行する時刻が自由な仕事が「タスク」です。期限はあってもいつ実行するかは自由に決められます。自由さがあるからこそ、計画的に進めるのが難しい仕事でもあります。
そしてもうひとつ、「予定外の仕事」もあります。急なトラブルへの対応や、問い合わせへの対応、部下から連絡や相談、質問を受けたりするなど、「予定外の仕事」は意外に多いものです。
私たちは誰でも、自分の労働時間を使って、これら3つの仕事をこなしていますが、それぞれにどれだけの時間を使っているかを正しく認識している人は少ないです。
※ここでいう「アポイントメント」とは時刻が決まっている行動のこと。社外との会合・商談や社内での打ち合わせ・会議等と、それにともなう移動時間を指します。
タスクの時間を確保するには、アポイントメントの削減が必須
労働時間の中でこれら3つの仕事がどれだけの比率を占めるかは、職種や組織内での立場、経験年数などで変わってきます。
たとえば、ある組織では、経験が浅い新任者はアポイントメントに約20％、タスクに約70％の時間を使っていましたが、経験を積んだ中堅になるとアポイントメントや予定外の仕事が増えてタスクの時間は50％程度になり、チームを率いるリーダーになるとアポイントメントの時間が35％程度になり、タスクの時間も約35％まで減っていました。
このように、経験を積むほど、立場が上になるほど、アポイントメントも予定外の仕事も増えるのが普通です。つまり、タスクに取り組める時間が減るのです。管理職の方ではアポイントメントが50％を超える場合もあります。こうなると、タスクに取り組める時間は全体の20％程度に減ってしまいます。
このような時間配分で、単純に労働時間を削減するとどうなるでしょうか？ 労働時間を減らすといっても、アポイントメントと予定外の仕事は、自分の都合で勝手に減らせるものではありません。そのため、タスクに使う時間だけが削られてしまうのです。
たとえば、労働時間全体で1割減らしただけなのに、タスクに使える時間が何割も減ってしまうという事態も起こり得ます。しかも、組織を担う中堅やリーダー、管理職ほどその傾向が顕著です。
仕事の中でアポイントメントは必要なものではありますが、実際に仕事を形にしていくのは各自が行うタスクです。タスクの効率を高めることももちろん必要ですが、タスクのための時間が大幅に削られるような事態は避けなければいけません。
タスクに使える時間を十分に確保するためには、アポイントメントに使う時間を減らしていく必要があります。
たとえば、労働時間を全体で1割削減する場合、アポイントメントを現状の6割に抑える（4割削減する）ことができれば、中堅やリーダーの人たちもタスクのための時間を維持できます。タスクを削減、効率化する前提で考えても、アポイントメントは現状の7～8割（2～3割削減）に抑えたいところです。
アポイントメントに使う時間を削減するための方策
アポイントメントに使う時間を減らすためには、大きく4つの方法があります。
第一に、アポイントメントそのものの数を減らすことです。たとえば、「伝達する」ことが主目的の会議なら、メールなどでの連絡に置き換えることも検討すべきです。また、会議の開催頻度を見直すこともできます。週1回行っている会議を隔週にするなど、検討する価値はあります。
第二に、アポイントメントの時間を短縮することです。ダラダラと長い会議は見直すべきですし、そういう姿勢を見せることが労働時間を短縮しようという意識を高めることにもつながります。会議の終了時刻を明確にし、定刻通り始め、予定時間内に終わらせることを徹底しましょう。
第三に、出席人数にも注目してみましょう。同じだけ会議を開催するにしても、それぞれの出席人数を減らすことができれば、その分タスクの時間を確保することにつながります。そもそも、出席しても何も発言しない人は「何かを決める」という観点ではいてもいなくても同じで、会議の結果さえ伝達しておけば目的は果たせます。また、大きな会議だけでなく、打ち合わせも少人数で行うことを検討してみてください。
最後に、移動の時間を減らすことも効果があります。現地に出向いて出席していた会議を電話会議やWeb会議などに置き換えることができれば、そのアポイントメントのために使っていた時間を大幅に削減できます。
これら4つを組み合わせれば、アポイントメントの時間を現状の6～8割程度に減らすことは決して難しくありません。
労働時間を削減するためには、各自が自分の仕事を効率的に行うことと同時に、会議や打ち合わせの時間を減らすべきであることをご理解いただけたと思います。組織として本気で労働時間削減に取り組むことを示す意味でも、会議時間の短縮について目標値を設定し、取り組んでみてはいかがでしょうか？
