働き方改革の事例集〜導入ステップから最新の事例までを紹介〜

「一億総活躍社会」の実現に向けて日本政府が推進している働き方改革。少子高齢化による労働人口減少が進む日本では、多様な人材が活躍できる環境づくりが欠かせません。こうした背景から、生産性向上に向けて働き方改革を推進する企業が増えています。
そこで今回は、働き方改革に成功した企業や自治体の事例を株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長小室淑恵氏の著書『働き方改革 生産性とモチベーションが上がる事例20社』（毎日新聞出版）を参考にしながらご紹介します。

働き方改革に取組むまでの4つのステップ

働き方改革に正解はありません。100社あれば100通りの課題と解決方法があります。「他社がやっているから」「法で規制されるから」「労基署に入られては困るから」といったモチベーションで働き方改革を推進しても、一時的な改革で終わってしまうでしょう。
大切なことは、自社にあった施策の必要性を全員が理解し、経営陣も含め納得したうえで進めていくこと。継続的に生産性を高めていくためには、誰か一人が頑張っても意味がありません。働き方改革は、チームで協力しながら進める必要があるのです。では具体的に、どのようなステップで取り組んでいけばよいのでしょうか。

ステップ1：ゴールを決める

まず取り組むべきは、ゴールイメージのすり合わせです。自分たちが働き方改革を通じて何を実現したいのか、働き方改革を推進するメンバー全員で話し合う機会を設けます。最初のミーティングでは、まずホワイトボードなどにテーマ・ゴール・議題を明記してください。その内容に沿って議論を展開し、各メンバーの意見を議題ごとにA3用紙などに付箋で貼り付けていきます。

ゴールイメージを決める際は、議題1と議題2で出たものを参考にします。まず、議題1の「いいところ」「もったいないところ」のグルーピングを行い、各グループにキーワードをつけます。そして、議題2ででた課題についてはポジティブな言葉に変換し、議題1でグルーピングしたキーワードとつなぎ合わせてゴールイメージを考えていきます。
ゴールイメージは以下のような文章にするといいでしょう。

キャッチコピーのような短いフレーズのものだとあまり効果がないので、できるだけ具体的な文章にすることをおすすめします。ゴールイメージが完成したら最後にみんなで読み返し、全員が共感できる内容になっているか確認しましょう。

ステップ2：朝・夜メールで現状の働き方を確認する

ゴールイメージが決まったら、現状の働き方を朝メール・夜メールで確認します。朝メールは、1日の予定を15〜30分単位で時間とセットで書き出し、全社員に共有するもの。夜メールは、1日の終わりにその日に行った仕事を振り返るものです。
朝・夜メールは慣れてしまえば1通あたり5分程度でつくることができます。慣れないうちは時間がかかるかもしれません。しかし、この作業を続けていくことで、時間の使い方や優先順位のつけ方を客観視できるようになります。
また、「誰がどこで何をしている、しようとしているのか」がわかり、後輩にアドバイスしたり先輩に相談したりするきっかけにもなります。結果、自分やチームの働き方の課題を抽出するだけでなく、コミュニケーションの増加や、チームワークの向上にもつながるのです。
さらに、朝・夜メールは「関係の質」を改善することにも役立ちます。Googleが「仕事がうまくいくチーム」に必要な条件を調査した結果、「心理的安全性が高いチームは生産性が高い」ということがわかりました。

「心理的安全性の高い」チームをつくるには「関係の質」の改善が欠かせません。マサチューセッツ工科大学のダニエル・キム教授は、コミュニケーションが活発で継続的に結果を出す組織にするためには、「関係の質」の向上が重要と提唱しています。メンバー同士が尊重し合えるようになれば、「思考の質」が向上し、アイデアや気づきが生まれてきます。その結果、「行動の質」が変化し自発的に行動するメンバーが増え、「結果の質」が高まるのだそうです。

朝・夜メールを習慣化したら、次に1ヶ月分の朝・夜メールの結果を集計してみましょう。検証してみると、いろんな課題が見えてくるはずです。

例えば、「先輩が1時間で終わらせている仕事に自分は2時間も使っている」「急ぐ必要はないのに特定の業務ばかり優先させている」など、様々な課題が浮き彫りになります。課題が明確になれば、対策を講じることができるので、定期的に朝・夜メールをまとめて振り返る機会を設けるといいでしょう。

また、振り返る際は、以下のポイントをチェックしてください。

ステップ3：カエル会議で課題を話し合い、施策を決める

ゴールイメージの共有と朝・夜メールによる働き方の確認をした後は、カエル会議を行います。カエル会議とは理想と現実のギャップを埋めるための会議のこと。カエル会議のカエルという言葉には、「仕事のやり方を“変える”」「早く、“帰る”」「人生を“変える”」という意味が込められています。

このカエル会議を1〜2週間に1度開催し、1回あたり30～50分かけて「どうすれば現状から抜け出し、ゴールイメージに近づけるか」を話し合い、具体的な解決策を決めていきます。原則、役職や雇用形態に関わらず、働き方改革を推進するチームメンバー全員に参加してもらいましょう。「時間があればやる」のではなく、短い時間でも継続して行うことが大切です。初回のカエル会議の議題と時間配分に迷ったら、以下の例を参考にしてください。

ステップ4：解決施策の実行

次に初回のカエル会議で決めた施策を実行していきます。ここで大切なポイントをいくつかご紹介します。

こうしたポイントを押さえ、カエル会議を楽しみながらアクションを実行に移してください。会議に参加する人の意見を遮ったり、否定的なコメントをしたりしてはいけません。上述した「心理的安全性の高い」チームづくりができていれば、自ずと会議は楽しいものになり、生産性の向上につながるでしょう。

働き方改革の成功事例～6社の事例から成功のイメージを掴む～

ここからは実際に働き方改革に取り組み成果をあげた企業や自治体の事例をご紹介します。

事例1：ユニークな働き方改革の事例

株式会社エムワン

＜課題＞
管理職一人に店舗マネジメントのノウハウが集約され、業務が属人化していたため、結果的に有給取得率が高まらず、管理職が休むと仕事が回らない恐れがありました。

＜結果＞
業務の属人化が排除され、誰もが業務の全体像を把握できるようになりました。トライアル店舗では有給の取得率が前年比352％になり、店舗の一般用医薬品売上は前年比230％を達成。結婚する社員数は2倍、出産数は2.5倍、出産のための退職者はゼロに。新卒のエントリー数も前年比の5倍になったようです。

事例2：建設業の働き方改革の事例

大東建託株式会社

＜課題＞
賃貸経営受託システムという独自のサービスを提供し、賃貸住宅管理戸数、賃貸仲介件数、賃貸住宅供給実績は業界トップであり、戸数や件数といった「数字」に強いこだわりを持つ同社にとって、「残業時間削減」の取り組みは「数字」を失うかもしれないという不安がありました。

＜結果＞
月平均の残業時間を25％減少させながら、売上・利益ともに増加。一部のチームでは業務習熟度を計る個人カルテの達成率が入社2、3年目の若手スタッフで平均30％アップしました。「月間残業10時間以内」「週2回の定時帰り」も実現したのです。

事例3：自治体の働き方改革の事例

三重県

＜課題＞
人口減少の影響を受け、年々衰退していく地方都市でした。全国の市区町村の約半数が消滅可能性都市に該当している今の日本において、地方自治体の生き残りをかけた働き方改革の着手を必要としていました。

＜結果＞
伊勢志摩サミットを無事成功させながら、超勤者は3割減、県の特殊出生率は過去20年間で最高になりました。男性育休取得率も全国の2.7倍、女性の管理職の比率や県民の幸福度も年々上昇。県民一人あたり所得はリーマンショック後で最も高い金額を達成したのです。

事例4：中小企業の働き方改革の事例

信幸プロテック株式会社

＜課題＞
ベテラン世代と若手世代の仕事に対する価値観の違いや、結婚・出産などの人生の節目を迎える社員の増加で多様化する社員のニーズに対応するために、業務効率化や職場環境の改善を行いたいと考えていました。

＜結果＞
取り組みを開始した半年間で、昨年度よりも依頼受付件数が180件増えたにもかかわらず、残業時間は全社で13.2％削減したのです。

事例5：ITを活用した働き方改革の事例

株式会社かんぽ生命保険

＜課題＞
長時間労働をよしとする文化が残っており、休日にも多くの社員が出社している部署がありました。一部の社員に業務が集中し、月間の残業時間が80時間を超える社員もいました。さらに、今後介護を担う可能性がある社員が3割以上見込まれるなど、まさに働き方改革が必要な状況でした。

＜結果＞
ベテラン社員の負担が軽減され、スキルの浅い社員たちの人材育成の迅速化・即戦力化に貢献。システムの開発・運用コストが、これまでの4分の1程度削減しました。3年連続で全社平均残業時間の削減に成功し、月80時間以上の超過勤務者の激減。36協定の特別条項の上限も年々削減しています。

事例6：ヘルスケア企業の働き方改革の事例

ＰＨＣホールディングス株式会社（旧パナソニック ヘルスケアホールディングス株式会社）

＜課題＞
エース人材を中心に「残業は苦ではない」「取り組み自体に時間を取られては、本末転倒ではないか」という消極的な意見がありました。また、無尽蔵に増えた資料を探すのに手間取り、資料作りや資料探しに莫大な時間がかかっていました。

＜結果＞
手動テストの試算において、167時間を要していた工数が実質0時間に。突発業務による残業時間を60％削減。年休取得数が一人あたり2日増加。紙の使用量および工数を50％削減、年間18000枚にも上った会議資料を半分の9000枚にまで削減しました。

働き方改革の最新事例〜3社の導入施策をご紹介〜

働き方改革に成功した企業の事例を紹介しましたが、ここでは働き方改革を進める最新の導入施策を紹介します。各企業がどのような思いで取り組んでいるのか、参考にしてみてください。

働き方改革は全社員が成果を出すための戦略（日本マイクロソフト株式会社）

2011年2月の本社移転を機に、働き方改革を進めた日本マイクロソフト株式会社は、今では新しい働き方のモデル先進企業として注目されています。経営戦略としての働き方改革を進める同社は、従業員の生産性が向上するような職場環境の構築を目指しました。導入直後は戸惑いの声もあったテレワークも、今では当たり前の働き方になっています。また、休み方の改善に向けて就業規則を徹底的に見直した結果、その効果は業績にも現れ、本社移転前と比べ売り上げが増加しました。事業生産性は2011年からの5年間で26%増加。ワークライフバランスに関する社員満足度も4割増加し、女性の離職率は4割減少したようです。

＜導入施策＞

1.テレワークの推進と積極的な活用で、従業員の生産性を向上させる
7年前からテレワークを導入している同社は、2014年に「テレワーク/働き方改革週間」を実施。2016年には就業規則を大きく変更し、始業・終業時刻や働く場所の規定を撤廃しました。日々の改善を重ね、従業員・組織の生産性最大化を目指しています。

2.「ワーク・ライフ・チョイス」で目指す柔軟な休み方
従業員のその時の状況に応じて「働く」と「休む」を選択できる「ワーク・ライフ・チョイス」。有給休暇の最適な取得や、テレワーク制度と組み合わせた働き方を実施しました。あえて働くと休むの線引きをしないことで、休みへの心理的障害を解消し、柔軟な休み方を実現したのです。

3.AI分析による計画的な時間の使い方を提供
仕事の「質」を高めるための施策として、AIを活用した仕事時間の「見える化」分析を導入しました。従業員の働き方に関するビックデータをもとに、AIによるアドバイスを得られます。質の向上によって、残業などの「量」の改善を目指しています。

自社で働き方改革を体現（三菱地所株式会社）

2018年1月の本社移転の際に、働く環境の整備で働き方改革の推進を実現した三菱地所株式会社。3つの部署を、フリーアドレス制度を導入した3フロア半にまとめ、部署を超えたコミュニケーションが可能になりました。また時間単位有給休暇制度やテレワークの導入で、徹底的に時間・コストの浪費を削減。同社のサービスであるオフィスビルの開発や街づくりをよりよく提供するために、まずは自分たちの働き方・環境を改善、体現したのです。

＜導入施策＞

1.テレワーク制度で社員の交流を拡大
柔軟な働き方を目指し、従業員同士の交流が図れるカフェを導入しました。Wi-Fi整備によって執務室以外での業務推進を可能に。全従業員へのモバイルPCやスマートフォンの貸与で、チャットツールの活用とWEB会議が可能となり、場所を選ばない働き方を実現しました。

2.時間単位有給休暇制度で労働時間のニーズに対応
1時間単位で有給休暇を取得できる「時間単位有給休暇制度」。必要な時間だけ有給を取れるため、従業員の労働時間に関するニーズに対し、柔軟な対応ができるようになりました。時間外労働30%削減を目標とし、全社での業務効率化、改善を共有しています。

全ての社員が平等な評価を（株式会社ディノス・セシール）

2つの会社が合併しうまれた株式会社ディノス・セシールは、2社の働き方や社風の相違をなくし、柔軟な働き方ができる職場環境を目指しました。「短い時間で肉厚な仕事をする」ために、全社での意識改善や制度づくりに取り組んでいます。

＜導入施策＞

1.「イクボス宣言」育児・介護をサポート
「イクボス」とは部下の育児・介護を考慮しワークライフバランスを支援し、自らも積極的に働き方改革の改善を目指す男性社員や上司・経営者の総称をいいます。同社ではフルタイム勤務者でも利用できる育児・介護フレックスタイム制度を導入し、コアタイムも廃止しています。「イクボス宣言」をした23名の本部長は、自ら率先して長時間労働を改善し、育児・介護と仕事が両立できる職場環境を目指しています。

2.働き方の情報共有で意識改革
合併後、従業員同士の働き方への相違をなくすために、「働き方情報掲示板」を設置しました。従業員の声から働き方改革を進め、社内での周知活性化を実現。時にはトップからのメッセージで、説明会やeラーニングを実施し、働き方への意識改革を目指しています。

まとめ

働き方改革の導入ステップと事例についてご紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。ここでご紹介した事例はほんの一例にすぎません。冒頭でお伝えした通り、働き方改革に正解はなく、100社あれば100通りの施策があります。働き方改革の意義を全メンバーが理解したうえで、自社の課題に最適な施策を実行しなければ、一時的な効果しか得られないでしょう。まずはゴールイメージを共有し、現状を分析したうえで、チームで決めた施策を実行してみてください。きっと理想の状態に近づけるはずです。

＜参考＞
働き方改革 生産性とモチベーションが上がる事例20社 ｜ 小室淑恵（毎日新聞出版）

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