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新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、企業において在宅勤務やテレワーク、オンライン会議が本格的に取り入れられるようになり、働き方が一気に変わりました。
各企業ではテレワークを活用することでオフィスに出社する人を減らし、オフィス面積を縮小したり、オフィスを分散、移転させたりという動きが起きています。
私は企業や組織への働き方改革のコンサルティングを仕事にしています。最近、企業の人事担当者からのご相談で特に多いのが、「テレワークや在宅勤務を取り入れたけれど、社内でうまく活用されていなかったり、コミュニケーション不足がおきたり、育成が難しい」という内容です。
今回は、働く「場所」の変化に伴うオフィスのあり方について、現場で起きている課題やその背景についてご紹介します。
変わる。オフィスのあり方
新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、オフィスは、場所と時間、決まったメンバーが集まって働く「集約型オフィス」から、サテライトオフィスや自宅、コワーキングスペースなど場所と時間にとらわれずに働く「分散型オフィス」に変わってきています。
まずは「分散型オフィス」のメリットとデメリットを見ていきましょう。
分散型オフィスのメリット
1.社員の生産性向上とワークライフバランスの実現
自宅で働く場合は通勤時間がゼロになり、近郊のサテライトオフィスやコワーキングスペースを活用する場合も、通勤時間を大幅に削減できます。満員電車に揺られたり、渋滞に巻き込まれたりしながら、出勤するだけで体力を消耗していた人も、快適に仕事を開始できます。また、通勤時間が少なくなるため、その分プライベートな時間にあてることができます。
2.人材確保と離職率の低下
育児や介護のため、短時間しか働けないような時間的制約がある人も、自社で働いてもらいやすくなります。障害があり、移動することに制約がある人も働きやすくなるため、既存従業員の満足度を高め離職率の低下も見込めます。また通勤がないことで、会社から離れた土地に住む人材の採用も可能です。
3.BCP（Business Continuity Plan）対策の推進
オフィスが1カ所に集まることなく、複数の場所で業務を遂行できると、どこかのオフィスで不測の事態が発生しても、別の場所で企業活動を継続できます。電車の遅延、災害、インフルエンザやコロナウイルスなど、予期せぬ事態でも対応できます。
4.コストの削減
オフィスは、多くの社員が集まるのに十分な広さを確保する必要があり、また通勤の点からアクセス面も考慮しなければなりません。そのため、維持費に多くのコストがかかっていますが、オフィスを縮小したり、分散させる場合には、賃料などのコストを削減できることが多いです。
私の勤務する会社（株式会社ワーク・ライフバランス）では、コロナ以前からテレワークが日常的に行われ、コロナ後は在宅勤務を基本にしています。2020年4月の1回目の緊急事態宣言から約1年半が経過した現在に至るまで、私自身オフィスに出勤したのは2回だけです。プライベートの時間が増えた分、子どもに送迎が必要な新しい習い事をさせることができ、自身も平日にジムに通う時間も確保できるようになりました。
また、オフィスは東京都にありますが、出勤する必要がないため、北海道、静岡県、群馬県、茨城県と地方に住む社員もおり、プライベートな時間で地域の活動をするなど、仕事との両立を果たしています。
そして、2フロア借りていたオフィスは現在では1フロアに集約。コストの削減も実現できています。
一方で「分散型オフィス」にはデメリットもあります。
分散型オフィスのデメリット
1.従業員管理の難しさ
相手が見えない状況下で出退勤の管理や、人事評価を行う必要があります。簡単に日々の勤怠管理を行えるシステムを導入したり、仕事の成果を重視する評価体制に変える必要があるでしょう。
対面であれば相手の顔色や表情から体調やモチベーションの状況をキャッチすることができますが、オンラインでは難しく、定期的な面談などで情報をキャッチする場をつくる工夫が必要です。
2.上司や部下、同僚とのコミュニケーション不足
上司は部下から的確に報・連・相がないと心配になり、部下は上司にいつ相談や報告をしていいかわからないことでストレスをためます。また、気軽に声をかけて同僚に聞けていたことが聞けなくなったり、雑談が減ることで孤独感が募る可能性もあります。電話やメールより、気軽に書き込みやすいチャットツールは、コミュニケーションを促進する選択肢の一つです。
3.情報漏洩のリスク増
コワーキングスペースやカフェなどのフリーWi-Fiにつないで仕事をする場合、不正アクセスや情報漏えいに繋がるリスクが高まります。社内で仕組みを整えたり、ルールを設けましょう。
4.出社しなければできない仕事の残留
契約書の押印や、郵便物の処理、決まった端末から入力する必要がある仕事など、テレワークでは、対応が難しい業務もあります。それらを洗い出し、一つずつ点検しましょう。契約書を電子契約にしたり、郵便物をデータでメール送付いただくように取引先に依頼するなど、少しずつ変えられることがあります。
◎テレワークはペーパーレスから！ 電子署名・契約の効果や手順とは？
5.仕事に集中できる環境確保の難しさ
自宅には仕事用の机や椅子がない場合があります。
ワーク・ライフバランス社では、在宅支援金という補助制度があり、年間2万円まで、在宅で快適に勤務するための備品を社員が購入できます。テレワークというニューノーマルな環境下も、従業員がこれまでと変わらない生産性で業務に取り組めるよう、企業は制度や補助を進める必要があります。
これらのデメリットを1つずつ、自組織に合わせて解決していけるかどうかで、組織に「分散型オフィス」が定着し、高い生産性を実現する、新しい働き方を手に入れられるかどうかが決まります。
オフィス変化で浮き彫りになった課題と対策
先にあげた「テレワークや在宅勤務を取り入れたけれど、社内でうまく活用されていなかったり、コミュニケーション不足がおきたり、育成が難しい」という問題は、テレワークや在宅勤務を行うことで新しく生まれた課題ではなく、これまで見えていなかった2つの課題が顕在化したものだと言えます。
対面重視の社風
1つ目の課題は、直行直帰の制度や、在宅勤務の制度があるにも関わらず、会社に出社する人の方が、熱心に仕事していると評価されたり、まるで出社頻度が忠誠心を表しているように感じられる「対面重視の社風」です。当然、制度はなし崩し的に活用されなくなり、出社頻度が増えてきます。 社風を変えるには、経営者の積極的な関わり、会社の本気度が重要になります。
【対策】経営層の積極的な改善姿勢
現在、弊社で働き方改革のコンサルティングをしている株式会社オンワードホールディングスでは、コロナ禍前よりデジタル化を進めており、緊急事態宣言下でもスムーズにテレワークが実施されました。
代表取締役の保元社長は、17日間連続テレワークを実施、さらに取締役会をオンラインで実施するなど、トップ自ら働き方の変化を体現しています。
また、2016年から建設設備工事大手の新菱冷熱工業株式会社の働き方改革を支援していますが、コロナ禍においては、感染拡大防止で変化した働き方や気づきを次の働き方改革につなげるため、「ハンコレス・ペーパーレス宣言」を実施し、施工現場だけでなくオフィスも含めた業務のデジタル化を推進することを社内外に宣言されました。
さらに、2020年7月の本社移転に伴い、旧本社・周辺ビルにオフィスを分散し、従業員一人あたりの平均パーソナルスペースを拡充するなど、感染リスクを軽減しながら働きやすい職場環境も実現。業務改善、生産性向上、残業時間の削減、有給休暇取得日数の増加だけでなく、施工現場の商慣習の改革も目指されています。
「トップ、会社が本気で、働き方を変えようとしている」と社員が理解し、安心することで、制度が活用され、社風が変わっていきます。
コミュニケーションの工夫
2つ目の課題は、上司が部下に対して、職場で顔を合わせて口頭で指示したほうが伝わるため、オンラインでは意思疎通が難しいと思っている点です。また、意思疎通が難しいので、人材育成も出来ないと考える人が多く見られます。
仕事の指示は、上司が口答で「いつものようにやっておいて」「あんな感じで資料仕上げて」とあいまいに伝え、部下が「この資料でしょうか？」とフォローしていたやり方から、誰でも理解できるような明確な指示に変えることが必要です。
今までの育成方法を振り返ってみると、意図をしっかり伝えないままに、OJTと称して、ただ同行を繰り返すような方法が多く、育成できていると思っているのは上司だけだったというケースも多いのです。
むしろ、オンライン会議やメール、チャットなど誰にでもわかる形で意図・指示を書くことで、わからないまま振り回される時間は減り、育成の効率はあがります。新人に名刺交換の作法や礼儀を教えていなくても、オンライン会議に同席させることはできます。そこで先輩の商談をオブザーブし、直後に振り返りのミーティングをすると、入社翌日からどんどん育成できるのです。
【対策】心理的安全性の確保
心理的安全性とは、「こんな質問をしたら笑われないだろうか？」と躊躇したり、意見を批判されることなく、互いに尊重しあえる状態のことです。Google社の調査によると、心理的安全性の高いチームのメンバーは生産性が高く、他のチームメンバーが発案した多様なアイデアをうまく利用することができ、収益性が高いという特徴があります。
対面でなくても、気軽に質問できたり、助け合えたり、フラットに議論ができる状態をメンバーと作ることで、離れたオフィスにいても、コミュニケーションの質が担保されます。
まとめ
テレワークが普及し、オフィスの必要性が疑問視されるいま、企業は働く環境の選択を余儀なくされています。オフィスを縮小・分散した際には、ワークライフバランスの実現やコスト削減といったメリットが得られる一方で、これまで顕在化していなかった課題も浮き彫りになる可能性があります。
困難な状況を「機会」ととらえて、必要なものに投資をし、抜本的な新しい働き方を手に入れる組織と、この状況は「一時的なもの」ととらえて、「またすぐ元の働き方に戻るだろう」と考える組織では、数年後、働き方に大きく差がでるでしょう。
まずは変化する働き方の中で、従業員への影響や課題を把握することから始めてみてはいかがでしょうか。
最後に、テレワーク機器・ソフト等の環境整備に係る経費に対する助成金がありますので、参考に記載します。条件を確認し、ぜひ自社の働き方の変革に活用してみてください。
・テレワーク促成助成金：公益財団法人東京しごと財団
都内中堅・中小企業等向けの助成金。
https://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/joseikin/03-telesoku.html
・人材確保等支援助成金（テレワークコース）：厚生労働省
中小企業事業主が助成対象。
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/telework_zyosei_R3.html
