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テレワークに必要なWEB会議システム! セキュリティや導入ポイントを紹介

新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がテレワークの導入を余儀なくされています。そんな新しい働き方への移行に伴い発生する大きな課題の一つが、会議機能の代替です。

現在、オフラインでのリアルなコミュニケーションで行われる従来型の会議から、オンライン上で完結できる会議へのシフトに社会全体が動き始めています。

今回は、そんなテレワークの導入に必要不可欠なオンライン会議のひとつ「WEB会議システム」について詳しく解説していきます。

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テレワークに欠かせないWEB会議システムの種類と機能

WEB会議システムの種類には「オンプレミス型」と「クラウド(SaaS)型」の2つのタイプが存在します。それぞれの特徴と、共通して使うことができる主な機能を見ていきましょう。

WEB会議システムの種類

・オンプレミス型
「オンプレミス型」のシステムは、自社ネットワーク内にソフトウェアをインストールして利用します。インターネットを経由しないため、情報漏えいの観点からもリスクがほとんどないのが特徴です。既存システムとの統合やカスタマイズ性も高いので、複雑な社内ニーズにも対応しやすくなっています。

・クラウド(SaaS)型
「クラウド(SaaS)型」のシステムは、インターネットサーバを経由してソフトウェアを利用します。アカウント登録後にすぐ利用することができ、導入コストも少なく抑えることができます。また、スマートフォンなどのモバイル端末からの社外アクセスもしやすくなっています。

WEB会議システムの主な機能

1. 音声・ビデオ通話

WEB会議システムは、インターネットへの接続環境とマイク・カメラ機能が付いたパソコンさえあれば、音声・ビデオ通話が可能です。ただし、音質や映像の滑らかさは使用するシステムやネット環境によって左右される場合があります。

2. 画面共有機能

参加者の任意の画面をその場でメンバーに共有できる機能です。資料を相互に確認しながら進めたいミーティングや、プレゼンテーションの際に役立ちます。ファイル形式にも依存しないため、専門的な特定のソフトをインストールしていない相手とのやり取りもスムーズに行うことができます。

3. 録画機能

会議の様子を動画として保存することができます。議事録の代わりや、ミーティングに参加できなかったメンバーへの情報共有にも有用な機能です。システムによっては有料オプションとなっている場合もあるので、利用したい場合は事前に確認しておく必要があります。

4. チャット機能

会議中に、参照してほしいURLなど、口頭では伝えづらい内容を共有するのに便利です。また、マイクなどの機器がない場合や、話しにくい場所にいる際にもテキストベースで会議に参加することができます。

WEB会議システム使用のメリット

次に、WEB会議システムのメリットについて触れていきます。従来型のオフィスワークのようなオフライン環境と比較すると、WEB会議システムを使用したオンライン上でのやり取りには、以下のようなメリットがあると言えます。

場所を選ばない、意思決定の迅速化

オフライン環境での会議の場合、メンバーが1カ所に集まるためのスケジュール調整が必要となりますが、オンライン上での会議であれば、それぞれが任意の場所から参加することができます。

仮に裁量を持つリーダーが物理的に離れた場所にいたとしても、WEB会議システムを使用することにより、即座にコミュニケーションを取って判断を仰ぐことができるので、組織の意思決定の迅速化につながります。

業務効率化とコスト削減

従来型の会議の場合、参加するための移動時間や交通費、さらに出張が必要な際には宿泊費などもかかり、コストが膨れ上がるという問題がありました。

業務効率化やコスト削減という観点から見ても、WEB会議システムを利用することで、これらの問題を解消することができます。また、会議で使用する資料も画面共有やチャット上で展開できるため、紙の印刷代を削減したペーパーレスにもつながります。

テレワーク時のコミュニケーション活性化

テレワーク時の大きな課題として考えなければならないのが、メンバー同士のコミュニケーションです。メールやチャットなどのテキストベースだけのやり取りでは、相手の表情や温度感がわからず、重要な情報を汲み取れないケースもあるでしょう。

WEB会議システムを使えば、相手の顔を見ながら話をすることができるので、リアルに近いコミュニケーションを取ることが可能です。「他のメンバーにちょっと相談したいことがある」といった際にも気軽に使えるので、テレワーク時のコミュニケーションを活性化させることができます。

インサイドセールスの活性化

非訪問手段を用いるインサイドセールスにおいても、WEB会議システムは有用です。従来のソフトを用いた営業活動において、一定のリテラシーを持ち合わせていなければ使うことができず、クライアントとの商談まで結びつかないという問題を抱える企業も多かったはずです。

WEB会議システムは誰でも簡単にアクセスして使うことができるので、営業担当とクライアント、双方のコミュニケーションを促し、インサイドセールスの活性化につなげることができます。

WEB会議システム選定のポイントと注意点

自社にあったWEB会議システムを選ぶ際、次のようなポイントが挙げられます。注意点も含めて見ていきましょう。

選定ポイント

・通信レベル
音声や映像が途切れず、どのような環境でもストレスなく使うことができるか。

・操作性
難しい設定をすることなく、誰でも簡単に操作することができるか。

・機能要件
自社のニーズに対して柔軟に対応できる汎用性があるか。

・価格
導入に対する費用対効果が見込めるか。

・セキュリティ
情報漏洩の危険性やウイルス対策はされているか。

注意したいシステムの脆弱性

WEB会議システムには、前述したように「オンプレミス型」と「クラウド(SaaS)型」の2種類があります。セキュリティの観点で考えると、インターネットを経由する「クラウド(SaaS)型」は導入コストを抑えられる反面、システムの脆弱性に注意が必要です。

現在、「クラウド(SaaS)型」の様々なソフトウェアが展開されていますが、情報漏えいなどのリスクが心配な導入担当者の方は、選定の際にセキュリティ面のチェックを忘れずに行うようにしましょう。

おすすめのWEB会議システムを紹介

最後に、現在多くの企業で導入されているおすすめのWEB会議システムを5つご紹介します。選定の参考にご覧ください。

Zoom

アメリカのZoom Video Communicationsが提供する「Zoom(ズーム)」は、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言後、特に多くの企業で導入されたツールのひとつです。

ミーティングURLを共有することで、パソコンやスマートフォンから誰でも簡単にアクセスすることができ、100人が同時接続しても安定した環境で話すことができます。また、会議の動画や音声をクラウド上に記録して共有することも可能です。

さらに、任意のバーチャル背景を設定することもできるので、プライベートな場所にいても安心して会議に参加することができます。

ただし、ホストが発行したURLには規則性があるため、数字の総当たりでミーティングへ意図しないユーザーが参加する恐れはあります。その他脆弱性が発見されたものの、早期の対応がなされています。

公式サイト:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Microsoft Teams

Microsoftが提供する「Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)」は、Office 365アプリケーションの一部で、Windows、Mac、iOS、Androidの各端末に対応しています。

管理者または所有者から送信された特定のURLまたは招待を介して参加でき、高度なセキュリティ機能を有しているため、様々な企業で導入されています。

また、Word、PowerPoint、Excelのファイルにリアルタイムでアクセスし、共有・編集することができるため、業務効率化にもおすすめです。

公式サイト:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Google Meet

Googleが提供する「Google Meet(グーグルミート)」は、Google Suite内にある機能で、ミーティングURLを共有すれば誰でも無料で会議に参加することができます。

また、Google カレンダーからの設定や参加も可能となっているため、スケジュール管理の点においても利便性が高いのが特徴です。

さらに、有料版 G Suite(Enterprise / Education)であれば、ビデオ録画やライブストリーミング機能を使用することもできます。

公式サイト:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/

Slack

Slack Technologies, Inc.が提供するビジネスチャットツール「Slack(スラック)」は、複数人でのビデオ会議に使用することもできます。

パソコン・スマートフォンのどちらからでも使用でき、使い方も電話アイコンをクリックするだけなので、誰でも簡単に利用することが可能です。

また、前述した「Zoom」など外部の画面共有アプリとの連携もできるので、個人やチームの用途に合わせたカスタマイズ要素も備えています。

公式サイト:https://slack.com/intl/ja-jp/video-conferencing

Whereby

Video Communication Services ASが提供する「Whereby(ウェアバイ)」は、ミーティングURLを共有することで誰でも簡単に利用できるオンライン会議サービスです。

一度発行したミーティングURLを何度でも繰り返し利用することができるため、定例会議の多いチームなどにおすすめのツールとなっています。

ただし、無料版の参加可能人数は4名までとなっているため、それ以上での利用を想定する場合は有料版に登録する必要があります。

公式サイト:https://whereby.com/

まとめ

組織としてビジネスを回し続けるために、会議機能は必要不可欠なものです。チームの情報共有としての側面はもちろん、日常の業務で発生する細々とした課題や疑問を溜め込まないためにも、密なコミュニケーションは欠かせません。

コロナ時代を乗り切る一助として、今回ご紹介したようなWEB会議システムを上手く活用し、オフラインでのリアルなやり取りに近い環境を創出してみてはいかがでしょうか。

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