働き方

働き方改革を成功させるタイムマネジメント術 ――チーム力を向上させる時間管理の方法とは?

執筆者:堀江 咲智子

働き方改革の一つとしてテレワークを導入する企業が増えてきました。カフェに入ってもPCを開いている人が多いように思います。最近ではカラオケボックスでテレワークをする人もいるとか。あなたの会社では既に導入されていますか?

さて、弊社(株式会社ワーク・ライフバランス)にもテレワーク推進に当たりどんな準備をすればよいか?といったお問い合わせを多くいただきます。そんな時、真っ先にお答えするのが「時間管理力」、つまりタイムマネジメントです。

今回はテレワークに時間管理力がなぜ求められるか、また身につけるにはどうしたらいいかをご紹介します。

 

●時間管理力が必要な理由

テレワークを導入すると、上司と部下が顔を合わせなくなるため、上司は部下がちゃんと仕事をしているのか、とても心配になります。テレワーク導入の前に起こる不安の大半はこの「見えなくなる不安」にあります。

とはいえ、今ホワイトカラーの仕事のほとんどがパソコンやタブレットで行われているため、実際に毎日顔を合わせているからと言って、きちんと仕事をしている状態が確認できるというわけではありません。それは、部下が日々の仕事にどのくらいの時間を割き、どんな成果が出ているか、働き方を把握できていないということから来ているのです。

一方部下はというと、「仕事の優先順位付け」「どのくらいの時間をかけてどの程度の質のものを作るのか」「どういう手順で仕事をするとよいのか」について、OJTや経験則で学び、判断しています。その判断軸が必ずしも上司と一致せず、上司にとって優先順位の高い仕事を後回しにしてしまうということも頻発しています。

そこで必要なのが、時間管理力です。正確には、どの程度時間をかけてどの仕事をどのレベルまで行い、どういう順序でやるべきなのかどうか、タイムマネジメントしながら実行する能力ともいえます。この働き方が身につくと、優先順位を考えて仕事をやる順序を考え、何分でどのくらいの成果を出すことを目標にし、実際にどうだったかを振り返ることができるようになります。

また、仕事を行う上で足りないものや、相談すべき点について上司と速やかに共有することができ、さらに上司が一日の仕事の出来栄えに目を通して確認できるようになると、テレワークは非常に効率的に浸透していきます。

 

●時間管理力の方法を身に付けるためには?

では、この時間管理力の方法を、身に付けるためにはどのようにすれば良いでしょうか。私達がクライアントにおすすめしているのは、「朝夜メール」でのタイムマネジメントです。

これは、朝出社時(または前日の退社時)に一日の業務の予定を組み立て、退社時に振り返るというものです。

 

時間管理力の方法を身に付けるためには?

 

シンプルなようですが、「朝夜メール」を作るためにはいくつかの条件を満たす必要があります。

  1. 今日やるべき業務が把握できていること
  2. それらの業務の出来上がりイメージが描けていること
  3. そのためにどのくらい時間を割くべきかわかっていること
  4. どのような順序で行うべきなのかわかっていること
  5. どの業務をどのように行ったか、きちんと振り返りができること

 

一見当たり前のことのように見えますが、実際にはタイムマネジメントをすべてきっちりできている人は少ないように思います。日々忙しく過ごす中ではこうした一つ一つの基本を忘れがちになってしまう…そんなことありませんか?

働き方見直しにおける基本ともいえる、時間管理力をここで今一度取り戻しましょう!

ここからは、この「朝夜メール」を一人でやるメリット、上司とやるメリット、チーム全員でやるメリットをそれぞれご紹介します。

 

●一人でやるときは振り返りで働き方の癖を見つけよう!

朝に一日の予定を組み立てて夜に振り返ることで、自分がどんな働き方をしているのか、働き方の癖を見つけることができます。

例えば、面倒だと思っている仕事はいつも夕方遅い時間に着手してしまい、集中力も散漫になってはかどらないということが何日か続いたりしている、といった先延ばしの癖。一日に何度もメールチェックし、その度にメールの返信をして、やりかけの仕事が多くなってしまっている…などです。

自分の集中力は朝が高いのか?昼休みに昼寝をしていてその直後が一番すっきりしている等、人によっても異なりますので、それによっても仕事の順番は変わってくるはずです。自分の特性をよく知り、仕事の順番を考える必要があります。

 

●上司とやるときは期待されている優先順位やかける時間が正しいか働き方をすり合わせよう!

自分の朝メールを上司に送り、上司も自分のスケジュールを朝メールにして送ることで上司は部下の仕事の順序やかけるべき時間が期待通りになっているかがわかります。

特によくあるのが、30分くらいでやってほしい仕事を、部下が大きくとらえすぎていて、3時間かけようとしているといったことが朝メールで見つけられます。
部下は上司から頼まれた仕事を「忖度」してしまい、上司の知らない間に仕事が増えてしまうのです。こうした課題は朝メールを実施すれば簡単に見つけられます。

また、上司は夜メールを見れば部下の出来高や時間当たりの生産性を測ることができるので、実は働き方を評価しやすくなったという声をよくいただきます。日々の成果を測るツールとしても意味があります。
上司も朝メールを発信することで、部下からするといつ声をかけてよいかわからないため手待ちになってしまっている、といった現象を防ぐことができます。上司がいつなら確認できるかをあらかじめ発信しておくことで、部下もそれに合わせてタイムマネジメントしていくことができるのです。

 

●チーム全体でやるときはチーム力を高めよう!

チームメンバー全員でやってみると「チームワークがよくなった」「チームの課題が発見しやすくなった」というようなチーム力を高める効果があります。

朝メール・夜メールには必ずコメントを入れていただくようにしているのですが、そのコメント欄の中でメンバーの趣味や嗜好が垣間見えるようになってきます。日常でこれと言ってライフの話をするきっかけがないので、どのような人となりなのか?を知る機会が少ない職場も少なくありません。しかし、コメント欄で、お子さんのこと、映画を見に行ったこと、雑誌を読んでいて気になった記事などちょっとしたシェアをすることで、相手に関心を寄せることができるようになり、コミュニケーションが深まります。

チームワークで働き方を見直すとき、この相手への関心やコミュニケーションは非常に大切です。特に業務の共有や多能化、スキルアップがテーマになるチームは、コミュニケーションが活性化されないと達成できない場合が多いからです。

チーム全体でやるときはチーム力を高めよう!

 

他にもチーム全体での導入メリットとしては、業務の重複を避けることや会議の効率化といったチーム力向上に繋がるものがあげられます。朝メールをすることで「同じ業務でも複数の人がやっていて無駄になっている」「本来やるべき業務ができておらず会議ばかり」という課題が目に見えるようになります。
ある会社では営業部なのに営業に割いている時間が8%しかなく、会議ばかりやっていたということがわかりました。あなたの会社では本来やるべき業務にどのくらい時間を割くことができているでしょうか。

 

●朝メールだけで働き方見直しが進んで残業が減った企業も!

朝メールの導入ですべて解決するというわけではありませんが、朝メールによって一日を効率よく使えるようになるといった企業は多くあります。特に、次に何の業務をすべきか迷う時間や、業務と業務の隙間が少なくなることで、一日の生産性が高まった!という声はよくいただきます。

テレワークができるようになるためには、まず朝メールをきちんとつけて、タイムマネジメント力が身についた!という認定をもらう必要があるほど、弊社では欠かせないものになっています。出張が多い中でも同僚とのコミュニケーションは活発な状態を維持できているのは、全スタッフが毎日朝メール・夜メールを書いており、全員で共有している効果だと思います。

明日からすぐできる「朝夜メール」で、時間管理力を身につけ、テレワークを実践してみませんか?

 

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