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コミュニケーションツールの活用で社内を活性化する方法

執筆者:飯島 範久

最近のビジネスにおいて、社内の連絡手段やコミュニケーションの取り方のひとつに、コミュニケーションツール・メッセージツールを活用する企業が増えてきている。携帯電話が普及し、いつでもどこでも連絡が取れる時代になったが、スマートフォンの台頭により、通話ではなく、こうしたITツールを社内で活用する背景には理由があるのだ。

テクノロジーの進歩で社内のコミュニケーションも変革が必要

これまでも、ビジネスの現場において連絡や社内のコミュニケーションの取り方は、時代とともに変化してきた。固定電話だった時代からFAXが登場し、郵便を使わずとも絵や文字を送れるようになると、電話でのやり取りと同時に、仕様書や見積書などをFAXで送って迅速に対応するようになった。

同じころ、パソコンも一般企業に普及しだし、ビジネスの速度が一気に加速し始めると、パソコン通信が登場しパソコン上でコミュニケーションする場が生まれた。その中の手段の1つにメールがあり、テキストでやり取りすることで企画書なども相手に伝わりやすくビジネスチャンスは拡大。その後、Windows 95の登場でインターネットが一般にも浸透すると、メールの地位はさらに確立されていった。

一方、電話文化では簡易メッセージを送信できるポケベルの登場で、外出中の人へメッセージを送れるようになり、当時は多くの営業担当者が持たされたはずだ。

その後、携帯電話が爆発的に普及し、いつでもどこでも直接連絡が取れるようになると、ポケベルは廃れていった。そのあとの携帯電話からスマートフォンへの流れはご存知の方も多いだろう。そのときどきのテクノロジーを社内にいち早く取り入れていった企業が、時代の流れに乗って成長しているはずだ。

スマートフォンが登場し世界中で浸透したコミュニケーション文化がSNSだ。これまでも似たようなものはあったが、いつでもどこでも利用できるスマートフォンの利便性はSNSには最適。Twitterを始め、FacebookやLINEなど、文字と写真を中心としたコミュニケーションは、友達になればメッセージ機能により、通話より手軽でかつ確実に相手へ連絡が取れるようになり、社内間の人と人のつながり方にも変化をもたらした。

相手の時間も効率化するコミュニケーションツールでの連絡

相手の時間も効率化するコミュニケーションツールでの連絡

 

ビジネスにおいて、このコミュニケーションツール(機能)がなぜ活用されだしたのかというと、よく携帯電話へかけたとき「今大丈夫ですか?」と冒頭に言うケースが多いだろう。相手が今どこにいるかわからないけど、連絡は取りたい。でも相手にとっては、通話が不都合なこともある。そんな思いから出てくる言葉だが、これがコミュニケーションツールなら相手都合で確認できるからそんな一言も要らない。しかもいまはスマートフォンの時代。メッセージが届いたらすぐ知らせてくれるし、すぐに気が付かなくてもスマートフォンを触る機会は多いので、ほどなく連絡が取れるはずだ。また、オンラインだとわかれば、すぐに返事がもらえる期待もある。

これがメールだと、マナーみたいなものがのしかかり、冒頭に「●●さま お疲れ様です」みたいな書き方で始まったりする。コミュニケーションツールならそんな一言は必要ない。すぐに本題から入っていけるので文字を入力する時間も、やり取りする時間も短くて済む。また、メールだとほかのメールに埋もれたりする可能性も高い。昔(今でもあるが)、ショートメールというのもあったが、文字数制限があったり使い勝手も悪かったりして、コミュニケーションツールに比べたら雲泥の差。コミュニケーションツールなら、ファイル添付も可能で、URLを貼り付けたらサイトイメージに変更され、サイトへアクセスしなくても中身が確認できるなど、ちょっとしたことだが時短にもつながるのだ。

伊藤忠テクノソリューションズ の「大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査(※)」によると社内などのコミュニケーションツールとして企業が利用しているのは、「Skype」や 「Facebook Messenger」、「LINE」が上位に並び、プライベートでも利用されているツールと変わらない。チャットツールと称されているが、おもな使い方としては連絡用やちょっとしたやり取りとして使われているメッセージツールとしての役割だと推測される。よりチームで活用するようなチャットツールに関してはまた別途ご紹介したい。
※出所:伊藤忠テクノソリューションズ株式会社「大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査

これらのツールの特徴は以下のとおりだ。

Skype

Skype logoビデオチャットの印象が強いが、文字でやり取りも可能。アドレス帳と同期してSkypeを利用している人は自動的に登録される。音声通話やグループチャットも利用でき、ファイル送信や画面共有など、チャットツールとしても活用できる。既読機能はないので相手が読んだかどうかはわからないが、友達承認されていればオンラインか否かはわかる。

Skype

 

Skype

Facebook Messenger

Facebook Messenger logo基本的にFacebookでつながりのある人と連絡ができるツール。テキストだけでなく音声通話やビデオ通話もできグループによる会話も可能。写真やファイルの送信やスタンプ機能も用意されている。既読機能はあり、友達承認されていればオンラインか否かもわかる。

Facebook Messenger

Facebook Messenger

LINE

LINE logo吹き出し形式で会話が表示され、ひとつひとつのメッセージに投稿時間が記載されるのが特徴。既読は確認できるが相手がオンラインか否かはわからない。ほかのツール同様、音声通話やビデオ通話、グループでの会話にも対応。ファイルの添付も可能で、別途メモ機能やアルバム機能がある。

LINE

 

 

ここで紹介したツールをビジネスとして利用する場合、1つ心配なのがセキュリティー面だろう。他の人に会話を読まれるという心配は乗っ取られない限りさすがにないが、連絡先と共有していると、社内以外のメンバーも表示され、誤って違う人へメッセージを送ってしまう心配がある。いわゆる誤爆だ。連絡を取るというレベルなら、そうそういきなり機密事項の会話をすることはないと思うが、その点は注意されたい。また、社内全員が同じツールを利用するというルールを設けたほうがいい。そうしないと、連絡を取るのにあっちもこっちもメッセージを投げなければならないからだ。

社内での利用はもちろんだが、社外の人とのやり取りにもコミュニケーションツールが活用されだしている。コミュニケーションツールを使えば、やり取りの記録も残るし、仕事の依頼や打ち合わせの調整などもスムーズに行える。場合によっては、そのまま音声やビデオによるオンライン会議に切り替えてやり取りすることで、どちらかの会社へ伺って打ち合わせ、という時間が大幅に短縮されることになる。働き方改革として仕事の効率化を図るのであれば、コミュニケーションツールを活用しない手はない。

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