新型コロナウイルス（以下、新型コロナ）の影響でテレワークが普及しました。現在では、一部の企業で出社回帰の動きもありテレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークが新しい働き方として定着しつつあります。従業員は毎日オフィスへと出社する必要がなく、より働き方に柔軟な社会になってきていると言えます。
一方で、このようなワークスタイルの変化があると、情報セキュリティなどに新たな課題が生まれるため、企業は都度対策を行う必要があります。本記事では、ハイブリッドワークを中心とする各企業の対策について、詳しく解説します。
ハイブリッドワークとは？
まず、「テレワーク」とはオフィス以外での勤務を指しており、自宅はもちろん、サテライトオフィス、カフェからのモバイルワーク等、場所に縛られない働き方です。
ハイブリッドワークとは前述したとおり、この「テレワーク」と「オフィスワーク」を組み合わせたワークスタイルです。週3日はテレワークで自宅からリモート出社し、週2日はオフィスへと物理的に出社する、などという働き方です。
ハイブリッドワークが定着した背景
コロナ禍以前は、一部の企業がこのような勤務形態を認めていましたが、コロナ禍においては多くの企業が生活様式の変化に対応する働き方として、このハイブリッドワークの導入を進めることになりました。
とはいえ、それらの企業が新型コロナのパンデミック当初からハイブリッドワークを推進していたかというと、そうでもありません。元々は「業務の非対面化」を実現するために完全テレワークを実践したなかで、「やはりオフィスで働くことも大事だよね」という発見に繋がり、その発展形としてハイブリッドワークが広がりました。
また、多くの企業は「単なる出社率のコントロール」以外にも、テレワークとオフィスワークを組み合わせることで様々なメリットがあることを理解していきました。
ハイブリッドワークによるメリット
ハイブリッドワークには、大きく分けて3つのメリットがあります。それぞれについて解説していきます。
社員のプライベートも考慮して柔軟に対応できる
ハイブリッドワークを実践すると、会社として社員のプライベートに柔軟に対応できるようになります。たとえば親の介護や育児・妊娠などにともない従業員の生活環境が変化した場合でも、状況に合わせて選べる働き方を与えることで社員たちの会社への満足度も高まります。これにより、有能な人材の確保・定着にも効果的だと言えるでしょう。
固定費の削減
ハイブリッドワークを実践すると、オフィススペースにかかっていた固定費の削減にも繋がる可能性があります。たとえば、従来は全従業員のオフィス出社を前提としてオフィスの大きさを決めていた企業も、ハイブリッドワークの導入によって「全員が入らなくても良いサイズ」へとオフィスをリサイズすれば、その分固定費を削減でき、オフィスはそこを必要とする社員でより有効活用できる空間になります。
生産性の向上
従業員にとって、働く場所を自由に選択できる事は、生産性の向上にも寄与します。集中作業を行いたい日は話しかけられる可能性のないテレワークを選択し、一方で細かいコミュニケーションが必要な仕事を行う場合は、気軽に声がけができるオフィスワークを選択する。このような目的に応じて選べる環境を与える事で、社員のモチベーションや生産性の向上につながるでしょう。
ハイブリッドワークで発生する課題
一方で、ハイブリッドワークを実施するにあたっては課題も存在します。ここでは代表的なものとして3つご紹介します。
情報漏えいのリスクが高まる
オフィスや自宅以外でも業務を行うとなると、情報漏えいのリスクは高まります。
従来型のオフィスワークだけを展開していた企業では、重要な機密データ等はオフィス（企業ネットワーク）の中にだけ存在していたため、企業の中と外をつなぐ境界線を守ることでセキュリティ対策を行っていました。
一方でハイブリッドな働き方が広がると、従業員の働く場所は多様化します。オフィスという「セキュアでアクセスが限定された空間」以外で働くことも考慮した情報漏えい対策が必要となります。移動中の紛失・盗難、公共の場所での覗き見の対策はもちろん、ハイブリッドワークではWeb会議をはじめネットワークを介して業務を遂行する機会も増えるため、盗聴や情報漏えいが発生しないように通信環境の脆弱性に問題ないか、多人数が一斉にアクセスした場合も耐えうる帯域を確保出来ているか等にも目を向ける必要があるでしょう。
従業員の評価やモチベーションに差が生まれる恐れ
ハイブリッドワークは、マネジメント層にとって難易度の高い勤務スタイルとなります。それぞれの社員が自分に合った働き方を選択すると、たとえばオフィス勤務の従業員とそれ以外の従業員とでは意識やマインド面に変化があっても気づきにくい恐れがあります。従来はオフィス内で、気軽に相談や雑談ができていた状況が困難になり、緊急の依頼やタスク管理も複雑化します。対面で話せるオフィス内で働く従業員の方が、急な依頼にも対応しやすいでしょう。「オンライン」という物理的距離が発生する働き方では、依頼自体への工数がかさみます。仮に対応が柔軟なオフィスで働く従業員の方が高い評価をうけるとなると、オンライン環境で働く従業員の不満やモチベーション低下につながりかねません。マネージャーは、より一人ひとりの状況に沿ったマネジメントを実施する必要があるでしょう。
コミュニケーションが取りづらい
ハイブリッドワークを導入すると、テレワークを実践した際と同様に、従業員同士のコミュニケーションが取りづらいという課題が発生します。具体的によく話題に出るのが「雑談」です。雑談が減るとイノベーションの機会も少なくなると一般的には言われており、また、さりげない社内コミュニケーションによるナレッジの蓄積スピードも鈍化します。さらに、テレワーク中心で働く従業員が孤独を感じてストレスにつながる可能性もあるため、オフィスでの対面時以上にきめ細やかなコミュニケーションを求められることもあるでしょう。
各企業が講じるべき対策とは？
それでは、各企業は具体的にどのような対策を講ずるべきなのでしょうか。以下3つの対策について解説します。
セキュリティ対策の強化
何よりも、情報漏えいリスクへのセキュリティ対策が非常に重要です。先述したとおり、企業の境界線はどんどん曖昧になっていき、従来型のセキュリティ対策では不十分になってきています。だからこそ、「すべてのものを信用しない」ことを前提にしてあらゆる攻撃に備える「ゼロトラスト・セキュリティ」の考え方を持つことが広まっています。
ゼロトラスト・セキュリティでは、例えユーザーからのアクセスであったとしても、その安全性が確保されるまでは「脅威」として扱われます。アクセスする際は都度信頼性を評価し、デジタルのアクセス証明書が必要となるので、正当なユーザーやデバイスしか企業のデータへとアクセスできないことになります。
このような厳格なセキュリティ対策を講じることで、誰がいつ、どのデバイスでどのアプリにアクセスしたかを正しく把握・管理し、万が一なにか問題が起きた際にも、早急に対応できるようなアクセスコントロールを実施できるようになります。
◎ゼロトラストとは？ クラウド普及で変わる新しいセキュリティ対策 | Work × IT (vaio.com)
◎テレワークのセキュリティ対策。総務省の“セキュリティガイドライン”を要約！ | Work × IT (vaio.com)
そのためにも、情報システム部の役割強化はもちろん、従業員一人ひとりに対する規則・ルールの明確化と指導の徹底は重要な取り組みとなります。
社内ルールの作成
2つ目は、前述したセキュリティ面以外における社内ルールの作成と運用です。たとえば勤務時間の計算方法や勤怠記録・日報、評価面や費用面のルールなど、現場の運用に即した細かい社内ルールをしっかりと作成し、徹底することが重要です。また、出社のタイミングを合わせるなど、気軽に相談や雑談ができる場を用意することも大切です。
明確なルールを作ることで、従業員としても細かい運用部分でいちいち担当部署に確認をする必要がなく、ストレス低減にも寄与するでしょう。
働く環境の整備
働く環境の整備も、ハイブリッドワークを機能させるには大切な取り組みです。
たとえばテレワークが続くと、生産性が低下しメンタル面で落ち込むケースが発生する可能性があります。また、仕事用の個室を用意できず、生活空間で仕事をせざる得ない従業員もいるかもしれません。そのような、自宅での就業環境が十分に整備できない従業員のために、シェアオフィスの導入を行うなどが考えられるでしょう。
また、IT環境の整備も不可欠です。従業員のITリテラシーに左右されずに活用できるソフトウェアの導入や、IT活用に自信のない従業員のためのITスキルアップのための講習やeラーニングなど、IT格差に起因した“仕事のしづらさ”の解消も、会社として積極的に行っていく必要があります。
ハイブリッドワークはニューノーマル時代の企業にとって重要な選択肢
今回は、ハイブリッドワークを実践するにあたってのメリットと課題、そして具体的な対策についてお伝えしました。情報セキュリティ対策や社内ルールの策定など、全社的に取り組むべき施策が多い働き方と言えます。
テレワークとオフィスワークの良いところを取り入れたハイブリッドワークは、ニューノーマル時代の企業にとっては重要な選択肢です。本記事でお伝えしたポイントを振り返りながら、デメリットに対し必要な対策を講じた上で、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
