働き方が多様化する昨今、従業員間のコミュニケーション活性化やスケジュール管理、情報の共有化などの重要性がますます高まっています。そんななか、注目を集めるのが、オフィスにおける業務効率化や生産性の向上を目的として導入されるグループウェアです。
今回は、グループウェアのメリットとともに、各社からリリースされている様々なグループウェアの特徴をご紹介します。
グループウェアとは？基本機能と使い方を解説
「グループウェア」とは、社内コミュニケーションを活性化したり円滑な情報共有、業務効率化を可能にする一連のソフトウェアのことを指します。各社から様々なグループウェアがリリースされていますが、一般的には次のような機能を備えています。
チャット
従業員同士がコミュニケーションするための機能です。プロジェクトや職種などのグループごとにチャットルームを設定することで、必要なメンバーで効率よく情報を共有することができます。また、メールと違って雑談などカジュアルなやりとりにも使いやすくコミュニケーション促進につながります。
掲示板
社内掲示板をデジタル化したような機能です。社内行事などに関するお知らせや社長メッセージなど、会社全体への告知・情報共有によく使われます。
社内SNS
FacebookやTwitterと似た機能です。近況を報告したり、写真を投稿したり、誰かの投稿に「いいね」したりできるSNSですが、基本的に社内にのみ公開され、従業員同士のコミュニケーションの活性化、チームワークの醸成に効果が期待されます。
スケジュール管理（カレンダー）
従業員がスケジュールを登録することで、自分だけでなく他の従業員の予定をチェックすることができます。
ファイル管理
ドキュメントや画像など、仕事に必要なデータをアップロードして、社内で共有できるクラウドストレージ的な機能です。テレワークやリモートワークが一般的になりつつある昨今では、いつでもどこからでも手軽にアクセスできることが大事です。
これらの機能はグループウェアでないと使えないわけではなく、1つひとつに関しては、様々な専用のソフトウェアがリリースされています。しかし、それぞれが別会社の製品だと連携機能がなかったり、機能自体がコンシューマ向けであるなど、ビジネスで使うのに適しているとはいえないものも多いのです。
グループウェアの導入メリット
グループウェアを導入することで、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。
情報共有のスピードアップと効率化
まずは情報共有が効率化できることです。例えば、チームメンバーに共有したい情報があるとして、伝えるためにメンバー全員が集まるのは非効率です。電話なら離れていても伝達できますが、1対1のコミュニケーションにしかならず、データのやり取りもできないため、手間がかかってやはり非効率。
多くの企業では、メールで一斉送信する手法が一般的かと思いますが、他のメールに埋もれて気づきにくかったり、CCをつけ忘れたり、他社に誤送信する危険性もあります。その点、グループウェアにファイルをアップし、チャットなり掲示板なりで伝えるというやり方は確実で無駄がありません。一度の連絡で全員に伝わりますし、誰もがすぐファイルにアクセスできます。こうした情報共有の効率化は、結果的に業務全体の効率化にもつながります。
ペーパーレス化の促進
また、グループウェアによりペーパーレス化を促進することもできます。会議のたびに紙に印刷して、配っていた資料はもう必要ありません。会議の前にPDF化して、グループウェアのファイル管理機能を活用し、事前に共有できるからです。会議中はPCやタブレット（ときにはスマホでも）で、その資料を見ながら打ち合わせればいいのです。会議前に共有することで、「会議の最初に資料を全員で読む時間」が省略できるのもポイントです。
グループウェアはオンプレミスとクラウドの2タイプ
このように様々なメリットがあるグループウェアですが、具体的にはどのようなサービスがあるのでしょうか。具体的なサービスを紹介する前に、大きく2つのタイプについてご説明します。
オンプレミス型グループウェアのメリットとデメリット
まず、オンプレミス型です。オンプレミス（通称：オンプレ）とは、グループウェアを自社で管理しているサーバ上に構築する方法です。自社管理なのでカスタマイズしやすく、細かい部分まで使い勝手を高めることができます。
また、従業員数の多い大企業に限定した話ですが、従業員一人あたりにつき月額費用が発生するクラウド型と違って長期的に見ればランニングコストが安くなります。
一方でデメリットもあります。自社でサーバなどを用意しなければいけないため、導入にかかる初期費用がクラウド型よりも高くなる他、メンテナンスなどの保守運用費用も自社で賄う必要があります。また、一度導入してしまうとなかなか他のサービスに乗り換えるというわけにもいきません。
クラウド型のグループウェアのメリットとデメリット
クラウド型のメリット・デメリットはオンプレミス型とは逆になります。外部サービスを利用する形になりますから、短期間で導入できる上に導入費用はほとんどかかりません。また、メンテナンスなどの保守運用はサービス企業が行うので、利用しているユーザー企業には負担がありません。社内にSEがいなくても簡単に導入できる手軽さが最大のメリットといえるでしょう。
費用はアカウント単位で発生することが多く、利用人数が多くなればランニングコストも増えます。もっとも、コストはそれだけなので、大企業でない限りはオンプレミス型よりも安くなる場合がほとんどです。そのためサービスの乗り換えも比較的容易で、小回りがききます。
以上の点から、オンプレミス型が向いているのは従業員数が多い大企業で、自社でしっかりと管理・カスタマイズしたい企業。反対にクラウド型が向いているのは、なるべく導入のコストを下げたい企業や従業員数がそれほど多くない企業となります。
現在、主流なのはクラウド型ですが、それぞれにメリット・デメリットがありますから、しっかりと特徴を把握して自社に合ったものを選びましょう。
代表的なグループウェアを比較
ここからはそれぞれのタイプ別におすすめのグループウェアを比較、ご紹介していきます。
オンプレミス型のグループウェア
「Exchange Server」
ベースはマイクロソフトが提供するメールサーバですが、グループウェアとしての側面も持っており、セキュリティ機能、スケジュール管理、施設予約、Active Directoryと連携したアカウント管理など様々な機能を備えています。
「サイボウズガルーン」
主に大企業向けにサイボウズが提供するグループウェア。総務事務、財務会計、文書管理などの社内システム、及び社内情報への入り口となる他、会議室などの施設予約、スケジュール管理など多彩な機能を持ちます。ワークフロー機能を使うことで紙の申請業務からも解放されます。
「desknet’s NEO」
スケジュール管理、伝言機能、アンケート、仮払精算など基本アプリが25もあり充実。さらにオプション機能としてWEB会議システム、経費精算機能まで備えており、様々な業務効率、改善をサポートしてくれます。パッケージ版に加え、クラウド版もリリースされています。
クラウド型のグループウェア
「Office365」
WordやExcel、PowerPointといったマイクロソフトが提供するおなじみのオフィスソフトを、月額制のサブスクリプションモデルで利用できるサービス。継続的に費用がかかりますが、つねに最新バージョンのオフィスソフトが使える他、OneDriveを利用することでクラウドを介してのデータの共有が可能です。
「G Suite」
Googleが提供するオンラインアプリケーションパッケージ。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Googleドキュメント、ハングアウト、Googleサイトといったアプリケーションが1つのパッケージにまとまっており、PCやタブレット、スマホなどからシームレスに作業できます。Gmailは独自ドメインを設定することが可能で、モバイル端末管理機能なども備えています。
「Zoho Connect」
タスク管理、スケジュール管理などの基本機能は無料から使え、有料プランでも他サービスよりコストを抑えられることから、世界中のスタートアップやベンチャー企業で利用されているのが「Zoho Connect」。特徴は組織内のコラボレーションを活性化、ナレッジの共有ができる点。コミュニケーションも促進でき、新たなイノベーションの創出にも期待できます。
まとめ
本記事でご紹介してきたように、グループウェアには業務の効率化や社内コミュニケーションの円滑化といった様々なメリットがあります。自社に合うサービスを導入して、生産性の向上を目指しましょう。
